Elektronische Signatur – Einsatz in der Anwaltskanzlei

Dr. Astrid Auer-Reinsdorff,

Rechtsanwältin und Fachanwältin für Informationstechnologierecht[1]
Vorsitzende davit (www.davit.de[2])

Zum 01. Dezember des letzten Jahres schien eine Deadline zu drohen, nach der eine Anwaltskanzlei ohne Berufsträger mit Zertifikaten für elektronische Signaturen undenkbar sein sollte. Dabei betraf dies nur die Verpflichtung der Rechtsanwälte, zukünftig Mahnbescheide ausschließlich elektronisch einzureichen. Elektronisch bedeutet dabei bislang:

a) Mahnbescheidsformular online ausfüllen, Antrag mit Barcode ausdrucken und per Post  absenden (Barcodeverfahren)

oder

b) Antrag online oder über das eigene Anwaltsprogramm mit einer entsprechenden Datenübergabeschnittstelle ausfüllen und über das Elektronische Gerichtspostfach elektronisch signiert über das Internet absenden (Online-Mahnantrag über EGVP).

Scheinbar also kein Anlass, ein Zertifikat für elektronische Signaturen samt Hardware anzuschaffen. Dabei liegen die Vorteile auf der Hand gegenüber dem Barcodeverfahren. Mit dem Absenden und der sekundenschnellen Eingangsbestätigung ist der Mahnbescheid zugegangen, Fristen gewahrt.

Für das Barcodeverfahren ist eine Mindestqualität des Ausdrucks zu beachten, damit der Barcode verarbeitet werden kann. Da der Antrag ausschließlich als Original eingereicht werden kann, ist bei Wahl des Barcodeantrags der tatsächliche Eingang bei Gericht entscheidend. Ist dies zeitgemäß für Anwälte in der modernen Kommunikationsgesellschaft – auch wenn nur selten ein Mahnantrag in der jeweiligen Kanzlei relevant ist, aber gegebenenfalls Frist wahrend und die Verjährung hemmend mit der entsprechenden Eile beauftragt wird? Hier bliebe nur der Unterauftrag an einen Kollegen mit entsprechender Ausrüstung oder die Beauftragung eines Kuriers oder der eigene Gang zum Mahngericht, so denn am Kanzleiort gelegen. Im Vergleich zu diesen Nachteilen ist der Aufwand zur Anschaffung und Ausstattung des Arbeitsplatzes mit Hard- und Software für den Einsatz der elektronischen Signaturlösung gering.

Das Mahnverfahren sollte aber nur der aktuelle Anlass sein, sich über die Einsatzmöglichkeiten einer elektronischen Signaturkomponente zu informieren und zu investieren[3]. Als Inhaber eines elektronischen Signaturzertifikates haben Sie die Möglichkeit, elektronische Dokumente rechtskonform – der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt - zu unterzeichnen.

Sie können zum Beispiel pdf-Dateien elektronisch unterzeichnen und per Email an Ihre Mandanten und Kommunikationspartner versenden. Diese haben ein Original erhalten, Sie und Ihre Mitarbeiter sparen sich sowohl den Einsatz des Faxgerätes, als auch den Versand per Post und das Scannen der Datei zur Ablage in Ihrer elektronischen Mandantenakte und zum Archivieren.

Autorisieren durch digitale Unterschrift – das elektronische Signieren Unterschreiben Unterschrift prüfen Dokument Dokument unterschriebenes Dokument Vorname, Name E-Mail-Adresse Angaben zum Aussteller Wer hat das Dokument erstellt / unterschrieben? Digitaler Ausweis / Zertifikat Persönliche Smartcard PIN + Vorname, Name E-Mail-Adresse Angaben zum Aussteller

Spezielle Signiersoftware ermöglicht den Ersatz des Papierdokumentes für Sie und die Empfänger ganz bequem und rechtskonform. Diese Software prüft nämlich im Hintergrund sofort beim Signieren die Gültigkeit des Zertifikats. Ferner stellen die Anbieter dieser Lösungen ein Downloadprogramm und eine Online-Plattform zur Verfügung, mit denen die Empfänger wahlweise die Gültigkeit des Zertifikates prüfen und ein Prüfdokument erzeugen können.

Der Empfänger erhält per Email ein Dokument, welches den Unterzeichnenden identifiziert sowie zugleich die Übereinstimmung der abgesandten und empfangenen Datei bestätigt.

Zusätzlich sind die Signaturlösungen der akkreditierten Trustcenter[4] derart ausgestattet, dass ein weiteres elektronisches Schlüsselpaar bereit gehalten wird. Mit diesem Schlüssel kann die Kanzlei die Möglichkeiten der verschlüsselten Kommunikation nutzen. Dies ist im Sinne der Wahrung der Vertraulichkeit der Mandatkommunikation[5], erfordert aber eine korrespondierende Ausstattung bei den Kommunikationspartnern.

Sichere Kommunikation: Vertraulichkeit durch Verschlüsselung Verschlüsselung Entschlüsselung Dokument Dokument verschlüsseltes Dokument Vorname, Name E-Mail-Adresse Angaben zum Aussteller Wer darf das Dokument öffnen und lesen? Digitaler Ausweis / Zertifikat Persönliche Smartcard PIN +

Sie brauchen für Lösungen des Elektronischen Rechtsverkehrs:

-          ein Signaturzertifikat[6] eines (akkreditierten[7]) Anbieters

-          ein Attribut „Rechtsanwalt/Rechtsanwältin“ im Hauptzertifikat[8]

-          ein Signaturlesegerät[9]

-          eine Signatursoftware[10] (optional, aber hilfreich im Arbeitsablauf)

-          die Client-Software für das Elektronische Gerichtspostfach[11].

Weiter benötigen Sie für die Kommunikation mit den Mandanten:

-          eine Signatursoftware (optional, aber hilfreich im Arbeitsablauf)

-          hierzu einen Link zu den Informationen, an welcher Stelle der Empfänger das Dokument prüfen kann.

Wenn Sie ferner verschlüsselt kommunizieren wollen:

-          den öffentlichen Verschlüsselungsschlüssel des Empfängers[12]

-          Ihren privaten Verschlüsselungsschlüssel zum Entschlüsseln verschlüsselter Dokumente (befindet sich mit auf der Sigaturchipkarte).

Befassen Sie sich jetzt mit den Rahmenbedingungen und betreiben Sie aktives Risikomanagement für Ihre Kanzlei. Noch ist Gelegenheit und Zeit, die neue Anforderung in den organisatorischen Kanzleiablauf einzugliedern, Mitarbeiter zu schulen und Komponenten zu testen sowie Mandanten über die Vorteile zu informieren.

 

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