Wen packt nicht die Panik wenn er am Freitagabend feststellt,  dass eine Frist in einem wichtigen Fall mit hohem Streitwert versäumt wurde. Das Personal ist längst ins Wochenende entschwunden und somit keine  Schuldiger da, den man zur Rechenschaft ziehen könnte. Das eigene Wochenende zermartert man sich den Kopf wie der Karren wohl wieder aus dem Dreck zu ziehen ist.  Keine so seltene Situation in Kanzleien – denn immer hin ein Drittel aller anwaltlichen Haftungsfälle beschäftigen sich mit verschwitzten Fristen.  Klare, schriftlich niedergelegte Anweisungen für die Kanzleiangestellten zum Fristenmanagement können dem leidigen Übel abhelfen. 

Die haftungsträchtigen Folgen von versäumten Fristen im Anwaltsalltag sind mittlerweile fester Bestandteil der anwaltlichen Aus- und Fortbildung. Dazu existiert eine respektable Aufsatzreihe in der NJW.* Nach einer Erhebung bei Anbietern für Vermögensschadenshaftpflichtversicherungen für Rechtsanwälte sind zirka 30 Prozent aller anwaltlichen Haftungsfälle allein auf versäumte Fristen zurückzuführen.

In Zusammenhang mit den dann notwendigen Wiedereinsetzungsanträgen ist häufig die Rede von der „gut ausgebildeten, als zuverlässig erprobten und sorgfältig überwachten Angestellten“. Wie diese mittels einer Büroanweisung auszubilden, zu erproben und zu überwachen ist, wird nachfolgend skizziert:

„ ... dass nämlich der Anwalt keineswegs in jedem Einzelfall selbst dazu verpflichtet ist, die Erfassung und Einhaltung jeglicher Frist selbst in eigener Person sicherzustellen. Er kann sich dabei einer Büroorganisation bedienen“.

Aus dem nachfolgenden Leitsatz einer zentralen BGH-Entscheidung lassen sich die wesentlichen rechtlichen Aspekte einer Büroanweisung zum Thema „Fristenkontrolle“ ableiten:

Bei der Organisation des Fristenwesens in seiner Kanzlei hat der Anwalt durch geeignete Anweisungen sicherzustellen, dass die Berechnung einer Frist, ihre Notierung auf den Handakten, die Eintragung im Fristenkalender sowie die Quittierung der Kalendereintragung durch einen Erledigungsvermerk auf den Handakten von der zuständigen Bürokraft zum frühestmöglichen Zeitpunkt und im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang vorgenommen werden (BGH, Beschluss vom 5. 2. 2003 - VIII ZB 115/02, NJW 2003, 1815).

Dieser Entscheidung lässt sich zunächst entnehmen, was in der Rechtsprechung schon lange anerkannt war, dass nämlich der Anwalt keineswegs in jedem Einzelfall selbst dazu verpflichtet ist, die Erfassung und Einhaltung jeglicher Frist selbst in eigener Person sicherzustellen. Er kann sich dabei einer Büroorganisation bedienen. Allerdings müssen zur Berechnung der Frist, ihrer Notierung, ihrer Eintragung und ihrer Erledigung genaue und eindeutige Anweisungen existieren. Wenn der Anwalt die Einhaltung dieser Anweisungen dann auch noch überwacht und kontrolliert, wird bei einem Fristenfehler ein entsprechendes Verschulden nicht gem. § 233 ZPO zugerechnet und Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gewährt.

Anlässlich der Neugründung unserer Sozietät standen wir vor der Aufgabe, eine derartige Büroanweisung zu erstellen. Ausgehend von einer stichwortartigen Vorlage eines Kollegen habe ich diese unter Berücksichtigung der maßgeblichen Rechtsprechung ausformuliert. Weiter behilflich war auch der Vertreter unserer Haftpflichtversicherung, der wertvolle Praxistipps gab. Die Anweisung umfasst die nachfolgend dargestellten Arbeitsschritte:

1. Bearbeitung des Posteingangs

Zunächst muss aufgearbeitet werden, auf welchem Weg dem Mandanten oder dem Sachbearbeiter überhaupt eine Frist gesetzt werden kann. Relativ trivial ist die Zustellung bspw. eines Urteils gegen Empfangsbekenntnis. Problematisch sind jedoch z.B. Termine und Fristen, die Anwälte bei Gerichtsterminen notieren (müssten). Wie kann sichergestellt werden, dass diese Termine und Fristen nicht erst nach drei Monaten, wenn der Schreibdienst der Gerichts das Protokoll in Zusammenarbeit mit dem überlasteten Richter angefertigt und zugesandt hat, bei der Büroleitung panisches Entsetzen auslösen? Oder wenn der Anwalt während seines Urlaubs die Abmahnung vom  Mandanten gescannt über seinen persönlichen E-Mail-Account erhält? Für solche Probleme sollte die Büroanweisung klare Vorgaben machen, damit etwaige Schwächen in der internen Kommunikation nicht zu einem peinlichen Gespräch mit der Haftpflichtversicherung führen.

2. Fristenberechnung

Hier muss klar geregelt werden, wer welche Frist berechnet. Dabei ist zu beachten,  dass zumindest die „einfache“ Fristenberechnung ebenfalls dem ausgebildeten Personal überlassen werden darf. Für alle denkbaren „komplizierten“ Fälle ist es jedoch ratsam,  in der Büroanweisung vorzusehen,  dass Fristen nur nach Rücksprache mit dem jeweiligen Sachbearbeiter eingetragen werden dürfen. Die Eintragung von Vorfristen ist gleichfalls obligatorisch, wo nötig.

3. Fristenkontrolle

Selbstverständlich muss klar geregelt sein, dass den Sachbearbeitern alle Fristen rechtzeitig mitgeteilt werden; gleichfalls muss es klare Anweisungen geben, dass der für die Fristenkontrolle zuständige Mitarbeiter das Büro nicht verlässt, bevor nicht alle Fristen erledigt sind.

4. Fristerledigung

Bei der falschen oder versehentlichen Streichung von Fristen ergeben sich erfahrungsgemäß die meisten Probleme.  Hier sollten die Anweisungen daher besonders präzise sein. So muss klar geregelt sein, wann bei einer Rechtsmittelfrist ausgehend vom Sendebericht des Telefaxes die Erledigung der Frist verfügt werden darf  (z.B. Kontrolle der Fax-Nummer des Gerichts,  Prüfung der Korrektheit und Vollständigkeit der Sendung, Kontrolle der Lesbarkeit - Seiten richtig herum eingelegt). Nach wie vor unverzichtbar: Ein Postausgangsbuch, falls Fristen per Briefpost erledigt werden sollen. Ebenfalls einfach aber wirkungsvoll: Fristsachen möglichst frühzeitig versenden, am Tag des Fristablaufs beim Gericht oder bei der Gegenseite anrufen und nachfragen, ob die Sendung angekommen ist.

Büroanweisung muss auch umgesetzt werden

Das Ergebnis ist eine fünfseitige Büroanweisung, welche jetzt im Downloadbereich des Internetauftritts des FORUMs zur Verfügung gestellt wird. Diese muss jedoch nicht nur auf die individuellen Gegebenheiten jeder Kanzlei angepasst werden (ein Einzelkämpfer muss sich beispielsweise auch verstärkt Gedanken wegen einer Urlaubsvertretung machen, eine Kanzlei mit mehreren Angestellten auch um die Überwachung der Arbeitsteilung. Der Fristenkalender muss elektronisch, per Buch oder beides geführt werden. Das sollte auch mit der eigenen Haftpflichtversicherung abgesprochen werden. Darüber hinaus ist es keineswegs ausreichend, einfach eine Büroanweisung zu verfassen: Diese muss auch im Büroalltag umgesetzt und deren Einhaltung überwacht und kontrolliert werden.

Zu beachten ist dabei auch, dass die Haftpflichtversicherer die Haftung bei „wissentlicher Pflichtverletzung“ ausschließen. Dabei ist bislang in der Rechtsprechung ungeklärt, inwieweit die ordnungsgemäße Fristbehandlung einschließlich des Bereithaltens einer Büroanweisung eine wissentliche Pflichtverletzung ausschließt bzw. das Fehlen einer entsprechenden Dokumentation eine wissentliche Pflichtverletzung indiziert.

Wichtig ist auch, dass es im Falle eines Falles essentiell ist, die Haftpflichtversicherung möglichst frühzeitig zu informieren: Zum einen könnte es sich andernfalls um eine Obliegenheitsverletzung handeln. Zum anderen haben Haftpflichtversicherungen auch das nötige Know-How, einen Widereinsetzungsantrag mit der nötigen Ruhe formal korrekt zu formulieren, die dem Betroffenen in dieser Situation begreiflicherweise fehlen könnte.

·       (Müller, Typische Fehler bei der Wiedereinsetzung in den vorigen Stand, NJW 1993, 681, fortgesetzt durch: dies., Die Rechtsprechung des BGH zur Wiedereinsetzung in den vorigen Stand, NJW 1995, 3224, NJW 1998, 497 und NJW 2000, 322, weiter fortgesetzt durch von Pentz, NJW 2003, 858, schließlich fortgesetzt von Born, NJW 2005, 2042 und NJW 2007, 2088).

Rechtsanwalt Moritz Lang,  Karlsruhe

Bueroanweisung_Fristenkontrolle.pdf