Der Gründer, der ohne Personal startet, hat das Problem, dass er für seine Mandanten erreichbar sein muss. Das bedeutet, dass er möglichst vermeiden sollte, einen Anrufbeantworter bzw. eine Mailbox während der üblichen Bürozeiten einzusetzen. Hier gilt es zu unterscheiden, welcher Mandantenstamm besteht bzw. angestrebt wird. Denn Mandantenkreise, die täglich mit Anrufbeantwortern bzw. Mailboxen arbeiten, werden sich nicht scheuen, diese auch beim Anwalt zum Hinterlassen von Nachrichten zu nutzen. Für neue Mandanten wirkt dies jedoch abschreckend, da diese während der üblichen Bürozeiten beim ersten Kontakt eine persönliche Ansprache am Telefon erwarten. Dieses sollte der gründende Einzelkämpfer beachten. In der ersten Phase lässt sich der Einsatz der Mailbox zwar noch verschmerzen, aber wenn die ersten Rückrufe von potentiellen Mandanten erfolgen, sollte sichergestellt werden, dass das Telefon besetzt ist. Dank moderner Technik ist dies kein Problem. Da der Gründer in der ersten Zeit auf seine Kosten achten muss, wird er kaum Personal einstellen können, das in der Kanzlei in Vollzeit das Telefon betreut. Aus diesem Grunde ist auch eine Sozietät oder Bürogemeinschaft sinnvoll, in der die Kosten für eine gute Telefonbetreuung eher getragen werden können.

1. Callcenter

Die Möglichkeit, sich eines Callcenters zu bedienen, kann eine Alternative darstellen. Hier gilt es jedoch, die Besonderheiten anwaltlicher Tätigkeit zu beachten. Bei einigen Callcentern ist die Geräuschkulisse derart stark, dass der Anrufer sofort merkt, dass sein Anruf durch ein Callcenter angenommen wurde. Dies wird von Mandanten nicht erwartet und sofort als negativ empfunden. Darüber hinaus ist die Beachtung der Verschwiegenheit in Callcentern problematisch. Die Mitarbeiterinnen, die die Anrufe des Anwalts entgegennehmen werden, müssen alle belehrt werden, wobei dies berufsrechtlich nicht ausreichend sein wird, da sie nicht als Angestellte des Anwalts, sondern des Dienstleisters tätig sind. Hier müsste der Gesetzgeber die Rechtslage ändern. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass die Callcenter-Mitarbeiter auch die Sensibilität hinsichtlich Fristen und Terminsvereinbarung verstehen und anwenden können. Dies ist für das Callcenter jedoch sehr personalintensiv, womit diese Dienstleistung für den Gründer i. d. R. zu teuer wird.

2. Alternativen zum Callcenter

Eine weitere Alternative könnte das Engagement einer Aushilfe aus dem Verwandten- oder Freundeskreis sein. Auch die Möglichkeit, eine studentische Kraft oder einen Referendar einzusetzen, ist an Universitätsstandorten zu überlegen. Durch die Rufumleitung, verbunden mit einem (Prepaid)-Handy, kann die Aushilfe auch zuhause oder in ihrem Büro die eingehenden Telefonate annehmen, ohne dass die Grundgebühren für diesen Mobilanschluss einen großen Kostenfaktor darstellen. Dies bedeutet zwar einen organisatorischen Abstimmungsaufwand mit der Aushilfe. Ein Vorteil liegt jedoch darin, diesen Mitarbeiter oder diese Mitarbeiterin nur einmal im Hinblick darauf schulen zu müssen, welche Besonderheiten die Arbeit am Telefon einer Anwaltskanzlei mit sich bringt. Darüber hinaus ist immer der gleiche Ansprechpartner für die Mandanten, aber auch für den beschäftigenden Anwalt gegeben. Diese/r Mitarbeiter/in wird im Laufe der Zeit auch Erfahrungen sammeln, da er/sie ausschließlich das Telefon des Anwalts bedient und nicht viele verschiedene Kunden, wie es im Callcenter der Fall wäre. Wer eventuell schon weiter denkt, kann im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung auch eine sich in der "Mutterpause" befindliche Renogehilfin anstellen. Erstens kann Erfahrung mit dieser gesammelt werden, und zweitens kann diese die Kanzlei kennen lernen, um später ggf. als Teil- oder Vollzeitkraft bei dem Gründer beschäftigt zu werden.

3. mobile Kommunikation

Seit einiger Zeit bieten die meisten Telekommunikationsanbieter die Möglichkeit, die Anrufe auf einer zweiten Telefonnummer klingeln zu lassen. Diese als Parallelruf bezeichnete Möglichkeit lässt auf zwei Rufnummern gleichzeitig das Telefon klingeln. Damit können mehrfache Varianten genutzt werden. Der Anwalt schaltet die eingehenden Anrufe so, dass sowohl das Kanzleitelefon als auch sein Mobiltelefon klingeln.

a)
Ist sein Sekretariat besetzt oder er selbst in der Kanzlei, wird das Telefonat auf dem Festnetzanschluss angenommen.

b)
Führt er selbst oder das Sekretariat ein Telefonat, kann ein Ansagetext wahlweise auf der Mobilbox des Rechtsanwalts oder auf dem Festnetzanrufbeantworter aufgesprochen werden. Die Einstellung muss dann jedoch so sein, dass das Gerät mit der kürzeren Annahmezeit das Gespräch aufzeichnet.

c)
Ist der Anwalt außer Haus, kann er selbst entscheiden, ob er, sein Kanzleianrufbeantworter oder seine Mobilbox das Telefonat annehmen soll. Damit lassen sich zu Anfang die ersten Probleme meistern.

d)
Auch bei einem eigenem Sekretariat kann diese Variante sehr sinnvoll sein, da der Anwalt auf seinen Auswärtsterminen sehen kann, wer gerade anruft. Ein Nebeneffekt ist, dass der Anwalt durch das gleichzeitige Klingeln im Sekretariat und auf dem Anwaltshandy die Reaktionszeit seines Sekretariats feststellen und bei bestimmten Anrufern selbst das Telefonat annehmen kann. Da es inzwischen Mobiltelefonanbieter gibt, die Telefonate ins Festnetz, zu eplus und base als Flatrate anbieten, sind die Rückrufe dann meist sogar kostenlos. Da die meisten Anrufer nicht inkognito anrufen, kann der Anwalt von unterwegs kostenlos zurückrufen.

e)
Ist das Sekretariat nur zweitweise besetzt, so müssen auch nicht mühsam Rufumleitungen ein- oder umgeschaltet werden.

4. Vor- und Nachteile des Parallerufes in Kombination mit Flatrate im Mobilfunkbereich

Die Anrufe erreichen   auf alle Fälle den Anwalt ? ohne dass dieser seine Mobilrufnummer preisgeben muss. Natürlich fallen die Kosten für die Weiterleitung vom Festnetz aufs Mobiltelefon an.

Die Rückrufe vom Flatrate-Mobiltelefon ins Fest- oder eigene Netz verursachen keine Kosten auch ausgehende Telefonate in der Kanzlei über das Flatrate-Mobiltelefon nicht. Dabei bleibt der Telefonanschluss für eingehende Anrufe frei.

Bei Einbau einer professionellen Freisprechanlage können Fahrzeiten zu Gerichtsterminen oder Wartezeiten für Telefonate genutzt werden. Im Auto sind Telefonate über sensible Themen möglich, da keine Zuhörer anwesend sind. Mittels Flatrate-Mobiltelefon sind diese dann auch meistens kostenlos.

5. IP.Telefonie / Telefonieren über Internet

Die derzeit immer weiter wachsende Möglichkeit Telefonate im Internet zu führen sollte die junge Kanzlei ebenfalls in Betracht ziehen. Wer eine deutliche Technikaffinität besitzt, sollte sich dies genau ansehen. Problematisch ist jedoch noch, dass nicht die Bandbreite von 10 MSN genutzt werden kann, was eine Bürogemeinschaft, die jeweils eine Telefon- und Faxnummer, also mindestens 4 MSN benötigt, nur mit teureren Geräten realisieren kann. Diese sind dann häufig auch nur schwer zu konfigurieren, für einen Paralleruf nicht nutzbar sowie hinsichtlich Verschwiegenheit und Verbindungsqualität problematisch. Die zusätzliche Schaltung zum ISDN-Anschluss z.B. mittels einfachen Handgerätes über Skype ist jedoch einfach, extrem preiswert und schafft eine dritte Leitung, die insbesondere zu ausländischen Partnern und Mandanten enormes Kosteneinsparungspotential darstellt. Nutzt die Kanzlei jedoch intensiv Internetanwendungen, ist die zur Verfügung gestellte Bandbreite teilweise knapp, was die Telefonqualität schnell schlecht werden lässt. Da jedoch die IP-Telefonie auch hinsichtlich Hardware enorme Fortschritte macht, kann dies in einigen Monaten schon deutlich anders aussehen. Ob sich dies jedoch bei dem Trend der Festnetzanbieter zu Flatrate-Angebote im Festnetz dann noch lohnen wird, bleibt abzuwarten.

6. ISDN-Besonderheiten

Bei der Beantragung eines ISDN-Anschlusses - und derzeit auch noch nachträglich - werden einem ISDN-Anschluss bis zu 10 MSN zugeordnet. Das bedeutet, dass zwar nur zwei Telefonleitungen gleichzeitig benutz, aber die Rufnummern schon für die direkte Durchwahl genutzt werden können. Damit besteht die Möglichkeit Mitarbeiter direkt zu erreichen, ausgesuchten Mandanten die Durchwahl des Anwalts zu geben, oder außerhalb der Bürozeiten ( am Anrufbeantworter vorbei) das Sekretariat zu erreichen. Jede dieser Rufnummern kann auch in das Telefonbuch eingetragen werden.

Um den ISDN-Anschluss nutzen zu können, wird ein ISDN-Telefon oder eine Telefonanlage benötigt. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass man auch die Vielzahl der gewünschten MSN mit dieser verwalten kann. Hier wird der Fachhandel versuchen, teure Bürolösungen zu verkaufen. Dies hat den Nachteil, relativ teuer und bei einem Umzug nicht flexibel zu sein, so dass sie komplett neu und teuer im neuen Büro wieder eingebaut werden müssen. Bei Siemens gibt es aus der Gigaset-Familie ISDN-Funkanlagen für den Privathaushalt, die baugleich auch bei der Telekom erworben werden kann, die preiswert die Möglichkeit bietet, bis zu 8 Funktelefone mit voller ISDN-Funktionalität zu nutzten. Sie ist modular mit weiteren Funktelefonen ausbaubar und damit so flexibel, wie es ein Gründer benötigt. Für das Anschließen weiterer Funktelefone müssen keine Kabel verlegt und kein Kundenservice bemüht werden. Man geht davon aus, dass zwei Mitarbeiter / Anwälte eine Telefonleitung benötigen. Ein ISDN-Anschluss sollte daher für 4 Mitarbeiter ausreichen. Gewöhnen sich jedoch alle Anwälte der Sozietät/ Bürogemeinschaft die Nutzung ihrer Flatrate-Mobiltelefone auch in der Kanzlei an, sind ausgehende Telefonate meist kostenlos, und die Leitungen bleiben für eingehende Anrufe frei. Telefonate der Anwälte untereinander bleiben mittels Flatrate-Mobiltelefon auch kostenfrei.

7. Internet mittels DSL

Die Internetnutzung in der Kanzlei stellt gerade in einer Kanzlei mit jungen Anwälten eine starke Arbeitserleichterung dar. Wenn die Onlinerecherche häufig durchgeführt wird, ist bei einem ISDN-Anschluss immer eine Telefonleitung besetzt und der Datenfluss noch relativ gering. Bei DSL hingegen bauen sich die Internetseiten schnell auf und größere Datenmengen werden wesentlich schneller übertragen. Der große Vorteil liegt aber erstens in der Nutzung des B-Kanals. Dadurch bleiben beide ISDN-Leitungen für Telefonate frei. Die zweite Möglichkeit besteht darin, alle Arbeitsplätze in der Kanzlei an DSL anzuschließen. Dies ist bei den am Markt angebotenen Flatrates nicht teurer, als jede Nutzung separat zu berechnen, wenn zwei oder mehr Nutzer das Internet regelmäßig nutzen.

8. Mobiles Fax

Ist der Anwalt nicht ständig im Büro, so besteht die Möglichkeit, auch Faxe mobil zu empfangen. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten. In jedem Mobilfunkvertrag ist eine Mobilbox enthalten, die sich auch zum Empfang von Faxen nutzen lässt. Bei D1 muss hinter die Mobilvorwahl eine -13- in die Telefonnummer eingefügt werden. Dann können entweder über die Rufumleitung des Faxgerätes bzw. durch das direkte Faxen auf diese Nummer die Faxe auf der Mobilbox zwischengespeichert werden. Das Mobiltelefon kann dieses Fax jedoch nicht ausgeben. Dafür ist ein beliebiges Faxgerät z. B. im Hotel, bei einem Geschäftspartner oder ein mitgeführtes Notebook mit Faxsoftware an einem beliebigen Festnetzanschluss nutzbar. Mittels Anrufes bei der Mobilbox wird die Rufnummer angegeben, an die die Mobilbox das aufgezeichnete Fax senden soll, und in den nächsten Sekunden kommt das Fax an diesem Gerät an. Damit besteht eine preiswerte Möglichkeit, Faxe zu empfangen - jedoch nur in Kombination mit einem Festnetzanschluss.

Die zweite, allerdings nicht ganz billige Möglichkeit sieht die kombinierte Nutzung von Mobiltelefon und Notebook vor. Das Handy muss für den Fax- und Datendienst freigeschaltet sein. Dies ist in der Regel nur in den (teuren ) Business-Tarifen möglich. Hierbei wird das Mobiltelefon entweder mittels Kabel oder Infrarotschnittstelle mit dem Notebook verbunden. Dann ist mit der Faxsoftware auch der vollständig mobile Empfang und Versand von Faxen möglich.

Eine dritte Möglichkeit ist die Nutzung von Freemailern wie gmx, web.de oder yahoo, die eine eigene Faxnummer zur Verfügung stellen. Hierauf können bei Abwesenheit die Kanzleifaxe weitergeleitet und anschließend über einen Internetanschluss wieder abgerufen werden. Das Versenden ist hierüber ebenfalls möglich.

9. Mobiles Mailen/ Internet

Durch GPRS ist auch in den preiswerten Privattarifen die gelegentliche Nutzung von GPRS-fähigem Handy und Notebook möglich. Damit lassen sich nicht nur E-Mails abfragen, sondern es lässt sich die volle Nutzung des Internets erreichen. Durch GPRS wird die teuere Datenvariante aus dem Businesstarif entbehrlich, die bei den meisten Telefontarifen für das direkte Faxen erforderlich ist. Leider ist die Bandbreite sehr gering, wobei die Telekom derzeit HDSPA einführt, welches auf DSL-Niveau liegen soll, derzeit jedoch noch recht teuer ist. Insgesamt ist dies jedoch eine Entwicklung die mobiles Arbeiten auch vertraulich macht. Die Nutzung von offenen WLAN in der Nachbarschaft hat nämlich nicht nur den Nachteil, dass es rechtlich nicht zulässig ist, sondern auch die Daten zwischen dem Notebook und Access-Point wegen fehlender Verschlüsselung mitgelesen werden können.

10. Standardisierung

Im übrigen sollten in der Kanzlei möglichst alle Geräte, so sie denn mehrfach angeschafft werden, standardisiert werden. Es sollten also alle Mobiltelefone, Notebooks und PCs identisch sein, so dass Akkus für Notebooks, ( Auto-) Ladegeräte für Mobiltelefone und Notebooks und auch Freisprechanlagen für alle Mitarbeiter nutzbar sind. Nichts ist schlimmer, als Reibungsverluste durch leere Akkus und nicht nutzbare Technik überbrücken zu müssen.

RA Peter Heyers, Osnabrück
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